Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

WAHR Zimmerei GmbH
Burgholzweg 121, 72070 Tübingen
E-Mail: info@wahr-zimmerei.de

Vollständige Angaben: Impressum

2. Hosting

Diese App wird auf einem Server von Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb).

3. Anmeldung & Cookies

Diese App setzt zwei Cookies, beide technisch notwendig und beide ohne Tracking, Werbung oder Analyse:

• Ein Session-Cookie, das nach der Anmeldung erzeugt wird und ausschließlich dazu dient, Sie eingeloggt zu halten.
• Ein Cookie für die gewählte Ansicht. Es entsteht erst, wenn Sie selbst zwischen der Verwaltungs- und der mobilen Ansicht wechseln, und merkt sich nur diese eine Vorliebe, damit die App beim nächsten Start dort öffnet, wo Sie zuletzt gearbeitet haben. Es enthält keine Kennung, mit der sich eine Person wiedererkennen ließe, und gilt ein Jahr.

Weil es sich in beiden Fällen um technisch notwendige Cookies handelt, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO kein Einwilligungs-Banner erforderlich.

4. Verarbeitete Personendaten (Mitarbeiter-Konten)

Diese App ist in ihrem angemeldeten Teil ein internes Arbeitswerkzeug für Mitarbeitende der WAHR Zimmerei GmbH (zum öffentlichen Dachfenster-Rechner siehe Abschnitt 4a). Es werden folgende personenbezogene Daten von Mitarbeitenden verarbeitet:

• Konto-/Login-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle. Zweck: Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffssteuerung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG.
• Zeiterfassungsdaten (sobald das Modul „Zeiten“ live ist): Arbeitszeiten, Abwesenheiten. Zweck: Lohnabrechnung und gesetzliche Aufzeichnungspflichten. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG i. V. m. gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Mitarbeiter-Stammdaten (Bauauftrag 2026-07-21 „Nutzerverwaltung-Ausbau“): Vor- und Nachname, Telefon, Mobil, private E-Mail, Geburtsdatum, Adresse, Position und interne Notiz — bei der Rolle „Extern“ stattdessen reduziert auf Firma und Ansprechpartner statt Geburtsdatum/Adresse. Zweck: Personalverwaltung (bzw. Verwaltung externer Subunternehmer/ Aushilfen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeits- bzw. Werk-/Dienstvertrags). Sichtbarkeit ausschließlich für Administratoren. Löschkonzept: beim Löschen eines Kontos werden die Stammdaten ohne abhängige Zeiten-/ Baustellendaten vollständig aus der Datenbank entfernt (Fall A); bestehen abhängige Daten (z. B. erfasste Arbeitszeiten), werden NUR die Stammdaten gelöscht und Name/E-Mail des Kontos unkenntlich gemacht (Fall B, „Anonymisierung“) — Details s. Löschkonzeptsrc/modules/einstellungen/README.md.
• Kontaktverwaltung (Modul „Kontakte“): Stammdaten von Kunden und Lieferanten (Name, Anschrift, USt-ID, Ansprechpartner sowie Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefon). Zweck: Angebots-, Auftrags- und Rechnungsabwicklung sowie allgemeine Geschäftskommunikation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Geschäftsverwaltung). Speicherort ausschließlich die interne Server-Datenbank; keine Übermittlung an Adress- oder sonstige Drittdienste. Deaktivierung statt Löschung zur Nachvollziehbarkeit bestehender Vorgänge.
• Bautagebuch (nur für Projekte, bei denen es eigens aktiviert wurde — typischerweise Ausschreibungen/VOB- Vorhaben): pro Tag ein Bericht mit Wetterlage, ausgeführten Arbeiten, besonderen Vorkommnissen sowie den Namen der an diesem Tag anwesenden Mitarbeitenden (ohne Angabe von Gründen für eine etwaige Abwesenheit — keine Gesundheits- oder Urlaubsdaten) und optionalen Baustellenfotos. Zweck: gesetzlich/vertraglich übliches Beweisdokument bei Bauvorhaben (Nachweis von Behinderungen, Witterungsausfall, Nachträgen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an Beweissicherung). Zuständig ist der am Bauvorhaben benannte Projektleiter samt Vertretung; ihre Zuordnung bleibt als Verlauf erhalten. Beim Personal stehen nur Namen in der App, das PDF für den Auftraggeber nennt ausschließlich Kopfzahlen je Qualifikation. Für das Wetter ruft der Server gemessene Daten des Deutschen Wetterdienstes über den Dienst Bright Sky (api.brightsky.dev) ab. Übermittelt werden nur eine auf etwa 1 km gerundete Koordinate oder eine Stationsnummer sowie das Datum, keine Adresse, kein Name und kein Projektbezug. Die Koordinaten trägt das Büro von Hand ein, die Adresse geht an keinen Geokodierungsdienst. Beim Einsprechen geht die Aufnahme zur Verschriftung an OpenAI, der entstandene Text zur Zuordnung auf die Felder an Anthropic; beide arbeiten als Auftragsverarbeiter, weder Aufnahme noch Text werden dafür in der App gespeichert. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den die Person prüft und selbst speichert. Ein Bericht wird am Ende des Folgetags automatisch festgeschrieben (unveränderlich, bis auf einen nachträglichen Vermerk) und bleibt für die Dauer der projektbezogenen Aufbewahrungsfrist Teil des Projekts (folgt der Projekt-Löschung, kein separates Löschkonzept).

Speicherdauer: Konto-Daten werden bis zur Deaktivierung des Kontos zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert; ein deaktiviertes Konto wird in der Regel gesperrt statt gelöscht (Nachvollziehbarkeit). Ein Administrator kann ein Konto zusätzlich gezielt löschen (s. Mitarbeiter-Stammdaten oben für das Löschkonzept Fall A/Fall B), s. Löschkonzeptsrc/modules/einstellungen/README.mdim Quellcode). Verschlüsselte Sicherungen (s. Abschnitt 10) werden nach 14 Tagen auf dem Server und nach 30 Tagen in der Cloud-Kopie automatisch gelöscht (Rotation). Bis zur nächsten Rotation können gelöschte Daten also noch in einer Sicherung enthalten sein.

4a. Öffentlicher Dachfenster-Rechner

Unter /dachfenster bietet diese App einen frei zugänglichen Preisrechner für den Austausch von Dachfenstern an. Er ist ohne Anmeldung nutzbar und richtet sich an Interessenten.

Beim bloßen Rechnen werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Angaben zum Gebäude (Fenstertyp, Größe, Dachbedeckung, Baujahr, Geschosszahl, Denkmalschutz) werden ausschließlich zur Berechnung an den Server geschickt, dort verarbeitet und sofort verworfen: Es findet keine Speicherung in der Datenbank statt, keine Protokollierung der Eingaben, kein Cookie und keine Weitergabe an Dritte. Ein Bezug zu Ihrer Person entsteht nicht.

Zur Abwehr von Überlastung und automatisiertem Missbrauch begrenzt der Server die Zahl der Berechnungen je Absender. Dafür wird die IP-Adresse für die Dauer eines kurzen Zeitfensters (eine Minute) ausschließlich im Arbeitsspeicher gezählt und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, störungsfreien Betrieb).

Wenn Sie eine Anfrage abschicken („Festpreis anfordern“ bzw. „Rückruf vereinbaren“), verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Ort bzw. Erreichbarkeit — zusammen mit der von Ihnen zusammengestellten Konfiguration.

• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Kontaktaufnahme dazu.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin.
• Empfänger: ausschließlich die WAHR Zimmerei GmbH. Der Versand läuft über denselben eigenen SMTP-Server wie in Abschnitt 6 beschrieben — kein Drittanbieter-Mail-Dienst, keine Weitergabe.
• Speicherung: Die Anfrage wird nicht in einer Datenbank abgelegt. Sie liegt ausschließlich als E-Mail in unserem Postfach.
• Löschung: spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Auftrag zustande kommt. Kommt einer zustande, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Sie erhalten unmittelbar eine Eingangsbestätigung an die angegebene Adresse. Eine Einwilligung in Werbung ist damit nicht verbunden; wir schreiben Ihnen ausschließlich zu dieser Anfrage.

4b. Mobile Baustellen-App: Austausch, Sprachnachrichten, Einsatzplan, Kontakte, Profilbild, Vorschläge, Auslagen

Die mobile Ansicht der App verarbeitet die folgenden Daten von Mitarbeitenden. Alle Daten liegen ausschließlich auf dem eigenen Server (Abschnitt 2). Empfänger sind nur die jeweils genannten Personen innerhalb der App — es gibt keine Weitergabe an Dritte und keinen Drittanbieter. Ausnahmen sind nur die in Abschnitt 7 beschriebenen Push-Benachrichtigungen (auf Ihren Wunsch) und die verschlüsselte Sicherung nach Abschnitt 10.

• Baustellen-Austausch (Chat je Bauvorhaben): Text, angehängte Fotos, Erwähnungen (@Name), Markierungen als Rückfrage oder Aufgabe, Absender und Zeitpunkt. Lesen und schreiben dürfen nur die für das Bauvorhaben eingeteilten Mitarbeitenden und das Büro; externe Konten haben keinen Zugang. Zweck: Abstimmung auf der Baustelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Speicherung: Der Austausch ist Teil der Projektakte und folgt der Löschung des Projekts. Wird ein Konto gelöscht oder anonymisiert, bleibt die Nachricht mit dem Absender „Ehemaliger Mitarbeiter“ erhalten. Angehängte Fotos werden wie alle Baustellenfotos behandelt (s. „Baustellenfotos“).
• Erwähnungen und Push dazu: Wer mit @Name angesprochen wird, erhält eine Mitteilung in der Glocke und, falls Push eingeschaltet ist (Abschnitt 7), eine Push-Nachricht. Diese nennt den Nachrichtentext nicht. Zweck: Ansprache auf der Baustelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG, der Push selbst beruht auf Ihrer Einwilligung. Löschung: Mitteilungen und Erwähnungen werden mit dem Konto gelöscht, auch wenn das Konto nur anonymisiert wird. Empfänger: die erwähnte Person.
• Direktnachrichten (private Nachrichten unter Kolleginnen und Kollegen): Text, angehängte Bilder, Absender und Zeitpunkt. Lesen dürfen nur die Gesprächsteilnehmer, nicht das Büro und nicht die Verwaltung. Falls Push eingeschaltet ist (Abschnitt 7), erhalten die anderen Teilnehmenden eine Push-Nachricht mit dem Namen des Absenders, ohne Nachrichtentext. Zweck: kurze dienstliche Abstimmung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Speicherung: bis zur Löschung des Kontos einer beteiligten Person. Wird ein Konto endgültig gelöscht, werden seine Direktnachrichten samt Bildern entfernt. Wird es nur anonymisiert, bleiben die Nachrichten für das Gegenüber unter „Ehemaliger Mitarbeiter“ lesbar.
• Sprachnachrichten (freiwillig): Wer im Austausch oder in einer Direktnachricht das Mikrofon gedrückt hält, nimmt eine Sprachnachricht von höchstens 5 Minuten auf. Das Mikrofon wird erst nach Ihrer Freigabe im Browser und nur während der Aufnahme genutzt. Gespeichert werden die Aufnahme (Ihre Stimme), ihre Dauer, eine grobe Lautstärkekurve für die Anzeige, Absender und Zeitpunkt, ausschließlich auf dem eigenen Server. Es gibt keine Umwandlung in Text und keinen Drittanbieter. Hören dürfen dieselben Personen, die die Nachricht lesen dürfen: im Austausch die eingeteilten Mitarbeitenden und das Büro, bei Direktnachrichten nur die Gesprächsteilnehmer. Die App merkt sich je Person, ob sie eine fremde Sprachnachricht schon abgespielt hat; andere sehen das nicht. Zweck: schnelle Abstimmung ohne Tippen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Löschung: Eigene Sprachnachrichten können Sie jederzeit löschen, sie verschwinden dann für alle. Wird Ihr Konto gelöscht oder anonymisiert, werden alle Ihre Sprachnachrichten gelöscht, weil eine Stimme auch ohne Namen erkennbar bleibt.
• Antworten und Reaktionen: Eine Antwort zeigt einen kurzen Auszug der beantworteten Nachricht. Wer die beantwortete Nachricht geschrieben hat, erhält eine Mitteilung in der Glocke und, falls Push eingeschaltet ist, eine Push-Nachricht ohne Nachrichtentext. Reaktionen (ein Emoji je Person und Nachricht) sehen alle, die die Nachricht sehen, mit Namen; sie lösen keine Mitteilung aus. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Löschung: Reaktionen, Gehört-Vermerke und Mitteilungen über Antworten werden mit dem Konto gelöscht, auch bei Anonymisierung.
• „Neu“-Markierungen (Lesestände, Lesezeiger): Die App merkt sich je Person, was sie zuletzt gelesen hat (Austausch, Direktnachrichten, Pläne und Unterlagen, Briefing, Einsatzplan), damit Neues hervorgehoben werden kann. Niemand sieht, was andere gelesen haben. Zweck: Übersicht über Neues. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Löschung: mit dem Konto, auch bei Anonymisierung. Empfänger: nur die Person selbst.
• Pläne und Unterlagen: Die Pläne eines Bauvorhabens sind nur für eingeteilte Mitarbeitende und das Büro lesbar. Dass eine Person eine neue Fassung mit „Gelesen“ bestätigt hat, wird als „Neu“-Markierung gespeichert (s. dort) und ist für andere nicht sichtbar. Die Unterlagen selbst gehören zur Projektakte und folgen der Löschung des Projekts. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Auftraggeber).
• Erinnerungen: Persönliche Erinnerungen (Text, optional Termin und Bauvorhaben, Status „erledigt“). Sie sind nur für die Person selbst sichtbar, auch nicht für Büro oder Verwaltung. Zweck: eigene Merkliste. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Löschung: Private Erinnerungen werden mit dem Konto gelöscht (bei der Anonymisierung ebenso). Aufgaben, die Ihnen jemand zugewiesen hat, bleiben als Teil der Projektdaten bestehen.
• Einsatzplan: Die App zeigt Ihnen Ihre eigenen Einsätze und, je Bauvorhaben und Tag, die vollen Namen der Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls dort eingeteilt sind. Gesperrte Konten erscheinen nicht. Einsätze anderer Bauvorhaben sind nicht einsehbar. Zweck: Koordination der Baustellenbesetzung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Speicherung: Die Einsätze gehören zur Einsatzplanung und zu den Zeitnachweisen; beim Löschen eines Kontos mit Einsatzdaten wird das Konto anonymisiert, die Planungsdaten bleiben als Nachweis.
• Kontakte am Bauvorhaben (auch externe Personen): Das Büro trägt je Bauvorhaben Ansprechpartner ein — Name, Rolle und für externe Personen wie Bauherr oder Architekt auch die Telefonnummer. Sichtbar sind sie für die eingeteilten Mitarbeitenden und das Büro. Interne Kolleginnen und Kollegen erscheinen ohne Telefonnummer. Zweck: Abstimmung vor Ort. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Auftraggeber) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Baustellenkoordination). Löschung: Externe Kontakte folgen der Löschung des Projekts, interne Einträge einer Person werden mit ihrem Konto gelöscht.
• Mitarbeiter- und Lieferantenverzeichnis: Das Verzeichnis zeigt Mitarbeitenden desselben Unternehmens Name, Position oder Rolle und, falls eingetragen, das dienstliche Firmenhandy. Private Telefonnummern und E-Mail-Adressen erscheinen dort nie. Bei Lieferanten mit mindestens einem hinterlegten Ansprechpartner zeigt es Firmenname sowie je Ansprechpartner Name, Stellung im Unternehmen und Telefonnummer — unabhängig von einem Baustellenhinweis, den es dafür nicht mehr braucht. Zweck: Erreichbarkeit im Arbeitsalltag. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Baustellenkoordination). Externe Konten sehen das Verzeichnis nicht. Löschung: Das Firmenhandy fällt mit den Stammdaten des Kontos weg; Lieferanten- und Ansprechpartnerdaten folgen der Kontaktverwaltung (Abschnitt 4).
• Baustellenfotos: Standort (GPS) und alle übrigen Metadaten werden beim Hochladen entfernt. Erhalten bleibt nur die Aufnahmezeit aus dem Foto, um die Fotos nach Tagen zu ordnen. Zweck: Dokumentation der Baustelle. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Auftraggeber) bzw. lit. f (Beweissicherung). Löschung: Die Fotos bleiben Teil der Projektakte, auch wenn das Konto der aufnehmenden Person anonymisiert wird, und folgen der Löschung des Projekts.
• Route zur Baustelle: Erst das Antippen von „Route“ öffnet die Karten-App Ihres Geräts mit der Baustellenadresse. Ab dann gelten die Bestimmungen des jeweiligen Kartenanbieters. Vorher lädt die App nichts von dort.
• Profilbild (freiwillig): Unter Profil › Person können Sie ein Bild hinterlegen. Der Server schneidet es auf 256 × 256 Pixel zu, speichert es als WebP und entfernt dabei alle Metadaten einschließlich Standort. Sichtbar ist es nur für Sie selbst und für angemeldete Kolleginnen und Kollegen desselben Unternehmens, nicht für externe Konten. Zweck: Wiedererkennung im Team. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG); Sie können sie jederzeit ohne Nachteile widerrufen, indem Sie das Bild entfernen. Löschung: „Entfernen“ löscht die Datei sofort, ebenso das Löschen oder Anonymisieren des Kontos. Empfänger: nur der eigene Server.
• Verbesserungsvorschläge: Gespeichert werden Kategorie, Text, Absender und Zeitpunkt. Wer den Vorschlag einspricht, nutzt dieselbe Spracherkennung wie die KI-Zeiterfassung (siehe dort): Die Aufnahme wird nur in Text umgewandelt und nicht gespeichert. Sichtbar sind die Vorschläge für Büro und Verwaltung des Unternehmens. Die Verwaltung kann Vorschläge in ihre interne Aufgabenliste übernehmen. Übernommen werden Kategorie, Text, Tag und Rolle, nicht der Name; bekannte Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern im Text werden vorher automatisch ersetzt. Zweck: betriebliches Vorschlagswesen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Arbeitsabläufe). Löschung: Wird das Konto gelöscht oder anonymisiert, wird der Absender entfernt; der Vorschlag selbst bleibt ohne Namen erhalten.
• Privatauslagen (Belegfotos): Wer etwas für die Firma privat bezahlt hat, reicht unter Profil › Meine Auslagen Fotos des Belegs ein, dazu Betrag, Kaufdatum, Zweck und optional das Bauvorhaben. Belege können Zahlungsdaten zeigen (z. B. die letzten Ziffern einer Karte). Standort (GPS) und alle übrigen Metadaten entfernt der Server beim Hochladen. Sichtbar sind die Auslagen nur für die einreichende Person und das Büro (Verwaltung) des Unternehmens; andere Mitarbeitende und externe Konten sehen sie nicht. Bei einer Rückfrage, beim Erstatten oder Ablehnen erhält die einreichende Person eine Mitteilung und, falls Push eingeschaltet ist (Abschnitt 7), eine Push-Nachricht ohne Betrag. Zweck: Erstattung der Auslage und Nachkalkulation des Bauvorhabens. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 BDSG. Speicherung: Die Fotos und Angaben bleiben erhalten, bis ein Löschkonzept für sie festgelegt ist — auch bei abgelehnten Auslagen. Empfänger: nur der eigene Server.
• Löschen und Anonymisieren eines Kontos: Die Verwaltung kann ein Konto löschen (Fall A) bzw. — wenn abhängige Daten wie Zeiten oder Einsätze bestehen — anonymisieren (Fall B). In beiden Fällen werden Lesestände, Mitteilungen, Erwähnungen, Sprachnachrichten, Reaktionen, Gehört-Vermerke, interne Kontakteinträge, das Profilbild und der Name an Verbesserungsvorschlägen entfernt, in Fall B zusätzlich die privaten Erinnerungen. Baustellen-Nachrichten bleiben in der Projektakte unter „Ehemaliger Mitarbeiter“; die Direktnachrichten werden nur in Fall A gelöscht. Die vollständige Löschliste steht im Löschkonzeptsrc/modules/einstellungen/README.md. Bis zur Rotation der Sicherungen (Abschnitt 10) können gelöschte Daten noch in einer Sicherung enthalten sein.

5. Keine Drittanbieter, kein Tracking

Diese App lädt keine externen Skripte, Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern (alle Schriftarten sind selbst gehostet) und setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Es findet keine Datenübertragung an Dritte außerhalb des in Abschnitt 2 genannten Hosting-Auftragsverarbeiters statt.

6. Konto-E-Mails

Wenn ein Admin einen neuen Nutzer per E-Mail einlädt oder jemand über „Passwort vergessen?“ ein neues Passwort anfordert, verschickt die App eine E-Mail mit einem Link zum Passwort-Festlegen bzw. -Zurücksetzen. Diese Links sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt gültig.

Zweck: Zugang zur App einrichten bzw. wiederherstellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die Konto-/Login-Daten selbst (Abschnitt 4).

Versand: über einen eigenen SMTP-Server (Absenderadresse system@wahr-zimmerei.de) — kein Drittanbieter-Mail-Dienst. Es werden ausschließlich Konto-E-Mails versendet, keine Marketing- oder Massen-Mails.

7. Push-Benachrichtigungen (optional)

Wenn Sie „Auf diesem Gerät aktivieren" im Profil-Bereich einschalten, registriert Ihr Browser eine Push-Adresse (Endpunkt) bei einem der folgenden Anbieter, abhängig von Betriebssystem/Browser: Google (Firebase Cloud Messaging, Android/Chrome), Apple (Apple Push Notification service, iOS/Safari) oder Mozilla (Firefox). Diese Anbieter erhalten dabei technisch bedingt die verschlüsselte Push-Nachricht und die IP-Adresse Ihres Geräts, können den Inhalt aber nicht entschlüsseln (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, VAPID-Verfahren). Zweck: Sie zeitnah über neue Einsätze, Termine, Aufgaben und Erwähnungen im Baustellen-Austausch sowie — je nach eigener Einstellung — Nachrichten, Unterlagen, Zeiten, Anträge, Rechnungen, Fristen und die Sicherung zu informieren.

Freiwilligkeit: Die Aktivierung erfolgt strikt pro Gerät und ist eine bewusste Opt-in-Handlung (kein automatisches Aktivieren). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Je Benachrichtigungsart wählbar: Im Profil lässt sich für jede Benachrichtigungsart einzeln wählen, ob sie als Push aufs Gerät oder nur in der App erscheint. Gespeichert wird ausschließlich die Abweichung von der Vorgabe — wer nie etwas gewählt hat, bekommt die jeweils aktuelle Vorgabe. Diese Wahl wird mit dem Konto gelöscht.

Widerruf: Sie können die Benachrichtigungen jederzeit über denselben Schalter im Profil-Bereich wieder ausschalten; die Registrierung (Endpunkt + Schlüssel) wird dabei sofort aus der Datenbank gelöscht. Ein Widerruf hat keine Nachteile für die Nutzung der App.

8. KI-gestützte Spracherfassung (Voice-Pipeline)

Mitarbeitende können Planungs-Meldungen (z. B. Notizen, Erinnerungen, Termine) statt per Formular auch per Sprache oder Text erfassen („Melden“-Funktion im mobilen Bereich). Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird erst nach Abschluss der unten genannten Verträge mit den Anbietern aktiviert; bis dahin funktioniert die Erfassung ausschließlich manuell, ohne KI-Beteiligung.

Zweck: schnellere, reibungsärmere Erfassung von Planungsinformationen direkt am Ort des Geschehens (Baustelle, unterwegs). Die KI entscheidet dabei nichts selbstständig — jede Auswertung wird dem Melder als bearbeitbare Karte gezeigt und muss aktiv bestätigt werden, bevor etwas gespeichert wird.

Pegel-Visualisierung: Während einer Aufnahme zeigt das Mikrofon-Symbol eine Wellenform, die live auf die Lautstärke reagiert. Diese Visualisierung verarbeitet nur die flüchtige Lautstärke (Amplitude) im Arbeitsspeicher Ihres Geräts — keine Sprachinhalte —, speichert nichts und überträgt nichts an einen Server oder Dritte.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter:

• OpenAI, L.L.C. (USA) — Spracherkennung (Whisper- Modell): erhält die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text.
• Anthropic, PBC (USA) — Text-Extraktion (Claude- Modell): erhält den Transkript-/Eingabetext, um ihn strukturiert vorzuschlagen (Intent + Felder).

Verarbeitete Datenarten: Sprachaufnahme (wird nach erfolgreicher Transkription sofort gelöscht, NIE dauerhaft gespeichert — nur im Arbeitsspeicher der Anfrage verarbeitet); Transkript-/Eingabetext (bleibt nur bis zur Bestätigung durch den Melder bestehen — nach Bestätigung wird ausschließlich der bestätigte, ggf. korrigierte Inhalt gespeichert, das Roh-Transkript verworfen, datensparsamste Auslegung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die manuelle Erfassung, da die KI-Funktion nur einen alternativen Eingabeweg für dieselben, ohnehin zu erfassenden Planungsdaten darstellt.

KI-gestützter Angebotsentwurf (Kalkulationsagent): Im Büro-Bereich kann aus einer formlosen Bauanfrage (Text oder Sprache) ein Angebots-Entwurf vorstrukturiert werden. Dabei erhält der Anbieter Anthropic, PBC (USA) ausschließlich den Anfragetext zur Zerlegung in Positionen — vor der Übermittlung werden bekannte Kunden- und Kontaktdaten (Namen, Adressen, Orte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) automatisch und deterministisch maskiert. Die KI erhält keine Preise, keine Kalkulations- und keine Kundendaten; sie strukturiert nur. Die eigentliche Kalkulation (Preise) rechnet die App anschließend lokal auf dem eigenen Server. Das Ergebnis ist ein bearbeitbarer Entwurf, den eine berechtigte Person prüft, bevor er verwendet wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Angebotserstellung); die Funktion ist ohne aktivierte KI nicht verfügbar und vollständig manuell ersetzbar.

Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung (KI). Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreement) vom 18.06.2026. Bei Anthropic ist das Data Processing Addendum per Verweis Bestandteil der Commercial Terms of Service; maßgeblich ist die Fassung mit Stand 24.02.2025. Beide Anbieter verarbeiten die Daten auch in den USA; es findet also eine Übermittlung in ein Drittland statt. Grundlage sind jeweils die EU-Standardvertragsklauseln nach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 04.06.2021 (Modul 2 „Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter“, bei Anthropic Modul 2 bzw. 3). Eine Kopie ist auf Anfrage erhältlich.

9. Offline-Nutzung der Mobil-App (Speicherung auf dem Gerät)

Die mobile Ansicht der App funktioniert auch ohne Internetverbindung (z. B. auf der Baustelle ohne Empfang). Dafür speichert sie Inhalte im Browser-Speicher Ihres Arbeitsgeräts und sendet Eingaben, die ohne Netz entstehen, automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Verarbeitete Daten auf dem Gerät:

• Gespeicherte Seiten der Mobil-App im zuletzt geladenen Stand: Übersicht, Zeiten, Plan, Erinnerungen, die Liste und die Mappen Ihrer eigenen Bauvorhaben (einschließlich Briefing und Leistungsverzeichnis, und damit auch Kunden- und Adressdaten), die Nachrichtenliste und die zuletzt aktiven Unterhaltungen, die Liste Ihrer Auslagen (/m/auslagen, mit Betrag, Datum, Zweck und Status) und das Formular zum Einreichen (/m/auslagen/neu). Die Ansicht einer einzelnen Auslage wird nie gespeichert.
• Pläne und Unterlagen Ihrer eigenen Bauvorhaben.
• Eine Warteschlange noch nicht gesendeter Eingaben: Zeitbuchungen (anlegen, ändern, löschen), Textnachrichten, Erinnerungen (anlegen, abhaken), Baustellenfotos samt Beschreibung und eingereichte Auslagen (Art auslage: Belegfotos samt Metadaten, Betrag, Kaufdatum, Zweck und Bauvorhaben). Fotos liegen bis zum Senden in der Fassung der Kamera auf dem Gerät, also einschließlich der Bildmetadaten (z. B. Aufnahmeort, falls die Kamera ihn speichert); diese entfernt erst der Server beim Hochladen. Jeder Eintrag trägt die Kennung Ihres Kontos, damit er nur für Sie gesendet wird.
• Im lokalen Speicher des Browsers zusätzlich eine reine Zählnummer der Anmeldung (keine Personendaten), mit der ältere geöffnete Fenster erkennen, dass sich die Anmeldung geändert hat, und — nur solange ein beim Abmelden bestätigtes Löschen der Warteschlange noch aussteht — eine Merkmarke dafür (ebenfalls keine Personendaten).

Zweck: Arbeiten ohne Netz — Pläne, Unterlagen, Zeiten, Nachrichten, Erinnerungen und die eigenen Auslagen nachsehen, Eingaben machen, Baustellenfotos aufnehmen und Auslagen einreichen, auch wenn gerade keine Verbindung besteht.

Speicherort: ausschließlich im Browser-Speicher Ihres Arbeitsgeräts (Zwischenspeicher der App und IndexedDB). Es gibt keinen Drittanbieter; gesendet wird nur an den eigenen Server (Abschnitt 2).

Löschung: Beim Abmelden werden die gespeicherten Seiten, die Unterlagen und die Warteschlange vom Gerät gelöscht; liegen noch ungesendete Einträge vor oder lässt sich das gerade nicht prüfen, fragt die App vorher nach, da sie sonst verloren gehen. Hält ein anderes geöffnetes Fenster der App den Gerätespeicher fest, wird die Warteschlange gelöscht, sobald es geschlossen ist. Gelingt das Löschen dabei nicht, stößt die App es beim nächsten Zugriff auf die Warteschlange (etwa beim nächsten Start oder bei der nächsten Anmeldung) erneut an; gelesen wird sie erst danach. Läuft die Anmeldung ab oder wird sie gesperrt, werden die gespeicherten Seiten und Unterlagen geleert; die Warteschlange bleibt erhalten und wird nur gesendet, wenn sich dieselbe Person wieder anmeldet. Meldet sich eine andere Person an, werden die ungesendeten Einträge der vorigen Person gelöscht. Wird Ihnen ein Bauvorhaben oder eine Unterhaltung entzogen, werden die zugehörigen Seiten und Unterlagen beim nächsten Abruf mit Netz vom Gerät gelöscht — auch nach einem Neustart der App gleicht sie die Berechtigungen beim ersten Abruf mit Netz vollständig ab. Nach einem Update der App werden Seiten der vorigen Fassung gelöscht.

Verbleibendes Zeitfenster: Ein Gerät, das ohne Netz bleibt, zeigt bis zur nächsten Verbindung den zuletzt gespeicherten Stand — auch eines Bauvorhabens oder einer Unterhaltung, die Ihnen inzwischen entzogen wurden. Sobald wieder Netz besteht, gleicht die App die Berechtigungen ab und löscht, was nicht mehr erlaubt ist.

Geteilte oder fremde Geräte: Nutzen Sie die App auf einem Gerät, das auch andere verwenden, melden Sie sich nach der Arbeit ab — erst das Abmelden entfernt die gespeicherten Inhalte vom Gerät.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die Verarbeitung derselben Daten in der App (Abschnitte 4 und 4b), da die Speicherung auf dem Gerät nur eine technische Zwischenstation für dieselben, ohnehin verarbeiteten Daten ist.

10. Datensicherheit

Datenbank-Sicherungen werden verschlüsselt (AES-256-GCM) auf dem Server abgelegt und automatisch nach 14 Tagen rotiert. Die Verbindung zur App ist per HTTPS abgesichert.

Zweite Kopie außerhalb des App-Servers. Zusätzlich wird einmal täglich eine verschlüsselte Kopie der Sicherung in eine eigene, ebenfalls in Deutschland betriebene Nextcloud-Instanz (Hetzner Storage Share, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO) übertragen. Ohne diese Kopie läge die Sicherung auf derselben Festplatte wie die Daten, die sie schützen soll.

Diese Kopie umfasst zusätzlich zu den Datenbankinhalten die hochgeladenen Dateien: Projektfotos, Baudokumentation und Profilbilder, Angebots-, Rechnungs- und Mahnungsbelege, Eingangsrechnungsbelege, DATEV-Übergabepakete, GAEB-Dateien, Freistellungsbescheinigungen und § 13b-Nachweise sowie die verschlüsselten Service- und Objektakten. Sie enthält damit dieselben personenbezogenen Daten wie die App selbst, einschließlich der besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO, soweit sie in der App verarbeitet werden (z. B. Prüffälle aus dem eAU-Abruf).

Beides ist vor der Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM); die Schlüssel liegen ausschließlich beim Verantwortlichen, nicht beim Betreiber des Speichers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB für die aufbewahrungspflichtigen Belege und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Ausfallsicherheit) für die übrigen Daten. Die Cloud-Kopie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

12. Fragen zum Datenschutz

Für Fragen oder Auskunftsersuchen wenden Sie sich an: info@wahr-zimmerei.de.