Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

WAHR Zimmerei GmbH
Burgholzweg 121, 72070 Tübingen
E-Mail: info@wahr-zimmerei.de

Vollständige Angaben: Impressum

2. Hosting

Diese App wird auf einem Server von Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, störungsfreien Betrieb).

3. Anmeldung & Cookies

Diese App setzt ein einziges Cookie: ein Session-Cookie, das nach der Anmeldung erzeugt wird und ausschließlich dazu dient, Sie eingeloggt zu halten (technisch notwendig). Es findet kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse über dieses Cookie statt. Weil es sich um ein technisch notwendiges Cookie handelt, ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO kein Einwilligungs-Banner erforderlich.

4. Verarbeitete Personendaten (Mitarbeiter-Konten)

Diese App ist in ihrem angemeldeten Teil ein internes Arbeitswerkzeug für Mitarbeitende der WAHR Zimmerei GmbH (zum öffentlichen Dachfenster-Rechner siehe Abschnitt 4a). Es werden folgende personenbezogene Daten von Mitarbeitenden verarbeitet:

• Konto-/Login-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle. Zweck: Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffssteuerung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG.
• Zeiterfassungsdaten (sobald das Modul „Zeiten“ live ist): Arbeitszeiten, Abwesenheiten. Zweck: Lohnabrechnung und gesetzliche Aufzeichnungspflichten. Rechtsgrundlage: § 26 BDSG i. V. m. gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
• Mitarbeiter-Stammdaten (Bauauftrag 2026-07-21 „Nutzerverwaltung-Ausbau“): Vor- und Nachname, Telefon, Mobil, private E-Mail, Geburtsdatum, Adresse, Position und interne Notiz — bei der Rolle „Extern“ stattdessen reduziert auf Firma und Ansprechpartner statt Geburtsdatum/Adresse. Zweck: Personalverwaltung (bzw. Verwaltung externer Subunternehmer/ Aushilfen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeits- bzw. Werk-/Dienstvertrags). Sichtbarkeit ausschließlich für Administratoren. Löschkonzept: beim Löschen eines Kontos werden die Stammdaten ohne abhängige Zeiten-/ Baustellendaten vollständig aus der Datenbank entfernt (Fall A); bestehen abhängige Daten (z. B. erfasste Arbeitszeiten), werden NUR die Stammdaten gelöscht und Name/E-Mail des Kontos unkenntlich gemacht (Fall B, „Anonymisierung“) — Details s. Löschkonzeptsrc/modules/einstellungen/README.md.
• Kontaktverwaltung (Modul „Kontakte“): Stammdaten von Kunden und Lieferanten (Name, Anschrift, USt-ID, Ansprechpartner sowie Kommunikationskanäle wie E-Mail und Telefon). Zweck: Angebots-, Auftrags- und Rechnungsabwicklung sowie allgemeine Geschäftskommunikation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an ordnungsgemäßer Geschäftsverwaltung). Speicherort ausschließlich die interne Server-Datenbank; keine Übermittlung an Adress- oder sonstige Drittdienste. Deaktivierung statt Löschung zur Nachvollziehbarkeit bestehender Vorgänge.
• Bautagebuch (nur für Projekte, bei denen es eigens aktiviert wurde — typischerweise Ausschreibungen/VOB- Vorhaben): pro Tag ein Bericht mit Wetterlage, ausgeführten Arbeiten, besonderen Vorkommnissen sowie den Namen der an diesem Tag anwesenden Mitarbeitenden (ohne Angabe von Gründen für eine etwaige Abwesenheit — keine Gesundheits- oder Urlaubsdaten) und optionalen Baustellenfotos. Zweck: gesetzlich/vertraglich übliches Beweisdokument bei Bauvorhaben (Nachweis von Behinderungen, Witterungsausfall, Nachträgen). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber) bzw. lit. f (berechtigtes Interesse an Beweissicherung). Ein Bericht wird am Ende des Folgetags automatisch festgeschrieben (unveränderlich, bis auf einen nachträglichen Vermerk) und bleibt für die Dauer der projektbezogenen Aufbewahrungsfrist Teil des Projekts (folgt der Projekt-Löschung, kein separates Löschkonzept).

Speicherdauer: Konto-Daten werden bis zur Deaktivierung des Kontos zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert; ein deaktiviertes Konto wird in der Regel gesperrt statt gelöscht (Nachvollziehbarkeit). Ein Administrator kann ein Konto zusätzlich gezielt löschen (s. Mitarbeiter-Stammdaten oben für das Löschkonzept Fall A/Fall B), s. Löschkonzeptsrc/modules/einstellungen/README.mdim Quellcode). Verschlüsselte Sicherungen (s. Abschnitt 10) werden nach 14 Tagen auf dem Server und nach 30 Tagen in der Cloud-Kopie automatisch gelöscht (Rotation). Bis zur nächsten Rotation können gelöschte Daten also noch in einer Sicherung enthalten sein.

4a. Öffentlicher Dachfenster-Rechner

Unter /dachfenster bietet diese App einen frei zugänglichen Preisrechner für den Austausch von Dachfenstern an. Er ist ohne Anmeldung nutzbar und richtet sich an Interessenten.

Beim bloßen Rechnen werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Angaben zum Gebäude (Fenstertyp, Größe, Dachbedeckung, Baujahr, Geschosszahl, Denkmalschutz) werden ausschließlich zur Berechnung an den Server geschickt, dort verarbeitet und sofort verworfen: Es findet keine Speicherung in der Datenbank statt, keine Protokollierung der Eingaben, kein Cookie und keine Weitergabe an Dritte. Ein Bezug zu Ihrer Person entsteht nicht.

Zur Abwehr von Überlastung und automatisiertem Missbrauch begrenzt der Server die Zahl der Berechnungen je Absender. Dafür wird die IP-Adresse für die Dauer eines kurzen Zeitfensters (eine Minute) ausschließlich im Arbeitsspeicher gezählt und nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren, störungsfreien Betrieb).

Wenn Sie eine Anfrage abschicken („Festpreis anfordern“ bzw. „Rückruf vereinbaren“), verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Ort bzw. Erreichbarkeit — zusammen mit der von Ihnen zusammengestellten Konfiguration.

• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Kontaktaufnahme dazu.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin.
• Empfänger: ausschließlich die WAHR Zimmerei GmbH. Der Versand läuft über denselben eigenen SMTP-Server wie in Abschnitt 6 beschrieben — kein Drittanbieter-Mail-Dienst, keine Weitergabe.
• Speicherung: Die Anfrage wird nicht in einer Datenbank abgelegt. Sie liegt ausschließlich als E-Mail in unserem Postfach.
• Löschung: spätestens sechs Monate nach dem letzten Kontakt, wenn kein Auftrag zustande kommt. Kommt einer zustande, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

Sie erhalten unmittelbar eine Eingangsbestätigung an die angegebene Adresse. Eine Einwilligung in Werbung ist damit nicht verbunden; wir schreiben Ihnen ausschließlich zu dieser Anfrage.

5. Keine Drittanbieter, kein Tracking

Diese App lädt keine externen Skripte, Schriftarten oder Inhalte von Drittanbietern (alle Schriftarten sind selbst gehostet) und setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Es findet keine Datenübertragung an Dritte außerhalb des in Abschnitt 2 genannten Hosting-Auftragsverarbeiters statt.

6. Konto-E-Mails

Wenn ein Admin einen neuen Nutzer per E-Mail einlädt oder jemand über „Passwort vergessen?“ ein neues Passwort anfordert, verschickt die App eine E-Mail mit einem Link zum Passwort-Festlegen bzw. -Zurücksetzen. Diese Links sind aus Sicherheitsgründen zeitlich begrenzt gültig.

Zweck: Zugang zur App einrichten bzw. wiederherstellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die Konto-/Login-Daten selbst (Abschnitt 4).

Versand: über einen eigenen SMTP-Server (Absenderadresse system@wahr-zimmerei.de) — kein Drittanbieter-Mail-Dienst. Es werden ausschließlich Konto-E-Mails versendet, keine Marketing- oder Massen-Mails.

7. Push-Benachrichtigungen (optional)

Wenn Sie „Auf diesem Gerät aktivieren" im Profil-Bereich einschalten, registriert Ihr Browser eine Push-Adresse (Endpunkt) bei einem der folgenden Anbieter, abhängig von Betriebssystem/Browser: Google (Firebase Cloud Messaging, Android/Chrome), Apple (Apple Push Notification service, iOS/Safari) oder Mozilla (Firefox). Diese Anbieter erhalten dabei technisch bedingt die verschlüsselte Push-Nachricht und die IP-Adresse Ihres Geräts, können den Inhalt aber nicht entschlüsseln (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, VAPID-Verfahren). Zweck: Sie zeitnah über neue Einsätze, Termine und Aufgaben zu informieren.

Freiwilligkeit: Die Aktivierung erfolgt strikt pro Gerät und ist eine bewusste Opt-in-Handlung (kein automatisches Aktivieren). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Widerruf: Sie können die Benachrichtigungen jederzeit über denselben Schalter im Profil-Bereich wieder ausschalten; die Registrierung (Endpunkt + Schlüssel) wird dabei sofort aus der Datenbank gelöscht. Ein Widerruf hat keine Nachteile für die Nutzung der App.

8. KI-gestützte Spracherfassung (Voice-Pipeline)

Mitarbeitende können Planungs-Meldungen (z. B. Notizen, Erinnerungen, Termine) statt per Formular auch per Sprache oder Text erfassen („Melden“-Funktion im mobilen Bereich). Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert und wird erst nach Abschluss der unten genannten Verträge mit den Anbietern aktiviert; bis dahin funktioniert die Erfassung ausschließlich manuell, ohne KI-Beteiligung.

Zweck: schnellere, reibungsärmere Erfassung von Planungsinformationen direkt am Ort des Geschehens (Baustelle, unterwegs). Die KI entscheidet dabei nichts selbstständig — jede Auswertung wird dem Melder als bearbeitbare Karte gezeigt und muss aktiv bestätigt werden, bevor etwas gespeichert wird.

Pegel-Visualisierung: Während einer Aufnahme zeigt das Mikrofon-Symbol eine Wellenform, die live auf die Lautstärke reagiert. Diese Visualisierung verarbeitet nur die flüchtige Lautstärke (Amplitude) im Arbeitsspeicher Ihres Geräts — keine Sprachinhalte —, speichert nichts und überträgt nichts an einen Server oder Dritte.

Eingesetzte Auftragsverarbeiter:

• OpenAI, L.L.C. (USA) — Spracherkennung (Whisper- Modell): erhält die Sprachaufnahme zur Umwandlung in Text.
• Anthropic, PBC (USA) — Text-Extraktion (Claude- Modell): erhält den Transkript-/Eingabetext, um ihn strukturiert vorzuschlagen (Intent + Felder).

Verarbeitete Datenarten: Sprachaufnahme (wird nach erfolgreicher Transkription sofort gelöscht, NIE dauerhaft gespeichert — nur im Arbeitsspeicher der Anfrage verarbeitet); Transkript-/Eingabetext (bleibt nur bis zur Bestätigung durch den Melder bestehen — nach Bestätigung wird ausschließlich der bestätigte, ggf. korrigierte Inhalt gespeichert, das Roh-Transkript verworfen, datensparsamste Auslegung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die manuelle Erfassung, da die KI-Funktion nur einen alternativen Eingabeweg für dieselben, ohnehin zu erfassenden Planungsdaten darstellt.

KI-gestützter Angebotsentwurf (Kalkulationsagent): Im Büro-Bereich kann aus einer formlosen Bauanfrage (Text oder Sprache) ein Angebots-Entwurf vorstrukturiert werden. Dabei erhält der Anbieter Anthropic, PBC (USA) ausschließlich den Anfragetext zur Zerlegung in Positionen — vor der Übermittlung werden bekannte Kunden- und Kontaktdaten (Namen, Adressen, Orte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen) automatisch und deterministisch maskiert. Die KI erhält keine Preise, keine Kalkulations- und keine Kundendaten; sie strukturiert nur. Die eigentliche Kalkulation (Preise) rechnet die App anschließend lokal auf dem eigenen Server. Das Ergebnis ist ein bearbeitbarer Entwurf, den eine berechtigte Person prüft, bevor er verwendet wird. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Angebotserstellung); die Funktion ist ohne aktivierte KI nicht verfügbar und vollständig manuell ersetzbar.

Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung (KI). Mit OpenAI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Data Processing Agreement) vom 18.06.2026. Bei Anthropic ist das Data Processing Addendum per Verweis Bestandteil der Commercial Terms of Service; maßgeblich ist die Fassung mit Stand 24.02.2025. Beide Anbieter verarbeiten die Daten auch in den USA; es findet also eine Übermittlung in ein Drittland statt. Grundlage sind jeweils die EU-Standardvertragsklauselnnach Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 04.06.2021 (Modul 2 „Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter“, bei Anthropic Modul 2 bzw. 3). Eine Kopie ist auf Anfrage erhältlich.

9. Offline-Zeiterfassung (lokale Zwischenspeicherung)

Die mobile Zeiterfassung funktioniert auch ohne Internetverbindung (z. B. auf der Baustelle ohne Empfang). Erfassen Sie eine Buchung offline, wird sie zunächst NUR lokal auf Ihrem Gerät gespeichert (IndexedDB-Warteschlange des Browsers) und automatisch an den Server übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.

Verarbeitete Daten: ausschließlich Ihre eigenen, noch nicht gesendeten Zeitbuchungen (Datum, Uhrzeiten, Projekt, Beschreibung) — dieselben Daten, die auch online erfasst würden, nur zwischenzeitlich lokal statt sofort auf dem Server.

Speicherort/-dauer: ausschließlich im Browser Ihres Arbeitsgeräts, bis zur erfolgreichen Übertragung. Beim Abmelden werden noch ausstehende, nicht übertragene Buchungen aus der lokalen Warteschlange gelöscht (nach vorheriger Bestätigung, da diese sonst verloren gehen) — es verbleiben keine Zeiterfassungs- Daten unverschlüsselt auf einem fremden/geteilten Gerät.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 26 BDSG — dieselbe Grundlage wie die reguläre Zeiterfassung (Abschnitt 4), da die Offline-Warteschlange nur eine technische Zwischenstation für dieselben, ohnehin zu erfassenden Daten ist.

10. Datensicherheit

Datenbank-Sicherungen werden verschlüsselt (AES-256-GCM) auf dem Server abgelegt und automatisch nach 14 Tagen rotiert. Die Verbindung zur App ist per HTTPS abgesichert.

Zweite Kopie außerhalb des App-Servers. Zusätzlich wird einmal täglich eine verschlüsselte Kopie der Sicherung in eine eigene, ebenfalls in Deutschland betriebene Nextcloud-Instanz (Hetzner Storage Share, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO) übertragen. Ohne diese Kopie läge die Sicherung auf derselben Festplatte wie die Daten, die sie schützen soll.

Diese Kopie umfasst zusätzlich zu den Datenbankinhalten die hochgeladenen Dateien: Projektfotos und Baudokumentation, Angebots-, Rechnungs- und Mahnungsbelege, Eingangsrechnungsbelege, DATEV-Übergabepakete, GAEB-Dateien, Freistellungsbescheinigungen und § 13b-Nachweise sowie die verschlüsselten Service- und Objektakten. Sie enthält damit dieselben personenbezogenen Daten wie die App selbst, einschließlich der besonderen Kategorien nach Art. 9 DSGVO, soweit sie in der App verarbeitet werden (z. B. Prüffälle aus dem eAU-Abruf).

Beides ist vor der Übertragung Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM); die Schlüssel liegen ausschließlich beim Verantwortlichen, nicht beim Betreiber des Speichers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB für die aufbewahrungspflichtigen Belege und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Ausfallsicherheit) für die übrigen Daten. Die Cloud-Kopie wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu.

12. Fragen zum Datenschutz

Für Fragen oder Auskunftsersuchen wenden Sie sich an: info@wahr-zimmerei.de.